Aide – Assistant paramétrage société

Au lancement du logiciel, la fenêtre de sélection de la société apparait. Cliquez sur le bouton « Nouveau » pour créer une nouvelle société. Si le logiciel n’en a pas encore, la fenêtre de création d’une nouvelle société apparaît directement.
Saisissez le nom du dossier de cette nouvelle société, par exemple la raison sociale de l’entreprise, puis cliquez sur le bouton Ok.

Exercice :

Une fenêtre d’information apparaît vous expliquant les choix du logiciel au sujet des informations d’exercice. Le logiciel les définis sur le 1er janvier de l’année en cours jusqu’au 31 décembre. Cliquez sur le bouton « Ok » pour valider ce message.
Le numéro de l’exercice est défini sur 1. Vous pouvez l’augmenter afin qu’il corresponde à numéro d’exercice actuel si votre société existe depuis plusieurs années. Vous pouvez également le laisser à 1, ce numéro a peu d’importance.
IMPORTANT !!!! Si votre exercice ne commence pas au 1er janvier, modifiez cette date car si cette date n’est pas bonne, le logiciel gèrera les documents d’une façon erronée au niveau de l’exercice et il sera compliqué de tout remettre en ordre.
La date de fin est automatique calculée pour couvrir une année d’exercice.
Vous pouvez également modifier le commentaire afin d’ajouter plus de renseignement à son sujet de l’exercice.
Une fois que tout est correct, cliquez sur le bouton « Créer l’exercice ».

L’assistant s’affiche. Il se déroule en 14 étapes. Définissez correctement tous les champs de chaque étape afin que le logiciel soit adapté à votre entreprise et vos habitudes.Cliquez sur « Suivant » pour commencer le paramétrage.

Etape 1/14 – Société

Saisissez toutes les informations sur votre société. Afin que le logiciel construise correctement votre en-tête d’impression, renseignez un maximum de champ. Lors du paramétrage de votre en-tête plus tard, il vaudra mieux effacer des champs si vous ne les voulez pas à l’impression plutôt que rajouter manuellement certains champs laissés vide.
Cliquez sur « Suivant » pour passer à l’étape suivante

Etape 2/14 – Paramètres divers

Si vous êtes auto-Entrepreneur, cochez la case « Je suis auto-entrepreneur ». Ceci simplifiera les étapes suivantes tel que Taxe.

Etape 3/14 – Classement des produits en famille

Si vous avez à gérer des produits et que vous voulez les classer par famille, cochez la case « Gérer les produits par famille ». Ce classement permet une gestion plus facile et plus rapide des produits.

Etape 4/14 – Entreprise assujettie à la TVA

Si votre entreprise est assujettie à la TVA, cochez la 1er case « Assujettie à la TVA ».
Si votre entreprise n’est pas assujettie à la TVA, cochez « Non assujettie à la TVA ». Si vous aviez coché « Je suis auto-entrepreneur », cette case est automatiquement cochée.
La mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » est automatiquement écrite afin que vos futurs documents soient conformes.

Etape 5/14 – TVA

Si votre entreprise est assujettie à la TVA, la liste des TVA française en vigueur est automatiquement complétée. Vous pouvez modifier un Libellé de TVA ou une valeur afin de l’adaptée si les taux ont changés ou ne correspondes pas à votre Pays.
Supprimez les la ou les TVA qui ne vous concernent pas afin que l’utilisation du logiciel soit plus claire.
Sélectionnez la « TVA par défaut » afin que les nouveaux documents soient créés par défaut basé sur cette TVA ainsi que la création des produits.

Etape 6/14 – Fournisseurs

Si vous voulez gérer la notion de fournisseur pour vos produits, cochez la case « Avec gestion par fournisseur ».
Remarque : Si vous voulez plus tard utiliser la gestion de stock, cette option doit être cochée.

Etape 7/14 – Remise sur produit

Le logiciel est capable de gérer les remises au produit dans les documents. Si vous ne faites jamais de remise au produit, cochez « Pas de remise possible sur produit », ceci simplifiera le fenêtre de modification de détail des lignes.
Remarque : Si « Pas de remise possible sur produit » est cochée, une remise globale en fin de document est toujours possible.

Etape 8/14 – Frais de port

Si vous avez besoin d’ajouter des frais de port en fin de document, cochez « Gestion de frais de port ».
Définissez un montant de frais de port par défaut. Ce montant par défaut sera ajouté à tout nouveau document et vous pourrez l’adapter à chaque document. Vous pouvez laisser ce montant à zéro également afin de le définir à chaque création de document.
Définissez également la TVA sur les frais de port par défaut
Le libellé « Frais de port » est également modifiable

Etape 9/14 – Unités

Si vous voulez gérer et imprimer les unités dans les documents, cochez cette case.
La liste d’unité par défaut s’affiche. Vous pourrez ajouter, modifier ou supprimer une unité par la suite, quand le logiciel sera configuré.

Etape 10/14 – Dossier de sauvegarde

Cette étape est importante. Toutes les données sont sauvegardées sur votre disque dur, et donc il est primordial de la mettre en sécurité régulièrement.
Cliquez sur le bouton « Parcourir » afin de choisir un dossier de sauvegarde. Sélectionnez un dossier se trouvant sur une unité externe, c’est à dire un disque dur externe, une clé USB ou un chemin réseau.
L’objectif est de mettre à sécurité vos données. C’est à dire que la clé USB (par exemple) devra être connectée au moment de la sauvegarde (arrêt du logiciel ou alors sauvegarder lancée manuellement), et ensuite devra être déconnectée et mise en lieu sur. De cette manière, quoiqu’il arrive à l’ordinateur (Panne, destruction du disque, vol, etc…), vous serez toujours en possession de cette clé USB et donc vous pourrez télécharger à nouveau le logiciel sur le site, l’installer et restaurer vos données contenue dans la clé USB.
Si vous voulez ajouter de la confidentialité à la sauvegarde, saisissez un mot de passe, deux fois, et surtout, retenez le car il n’y aura aucun moyen de restaurer la sauvegarde sans ce mot de passe.

Etape 11/14 – Création des documents PDF

Toute impression de document dans le logiciel peut devenir également un fichier PDF. Sélectionnez le dossier où seront généré ces fichiers PDF en cliquant sur « Sélectionner un dossier ».
Cochez « Demander le chemin à chaque génération de PDF » si vous voulez choisir le dossier à chaque fois.
Remarque : les documents PDF ne sont pas inclus dans la sauvegarde. Il est donc nécessaire de sauvegardez vous même ces fichiers ou de mettre en place un système de sauvegarde.

Etape 12/14 – Choix du modèle d’impression document

Sélectionnez le modèle qui convient le mieux.
Une fois le logiciel configuré, vous pourrez utiliser l’éditeur de modèle afin d’ajuster au mieux le rendu et le contenu de vos documents.

Etape 13/14 – Choix du logo d’impression

Vous pouvez ajouter un logo dans votre en-tête d’impression. Sélectionnez le logo dans cette étape afin que le logiciel le prenne en compte pour construire l’en-tête complet (logo+raison sociale, etc…).
Pour choisir votre logo, cliquez sur le bouton « Sélection du logo ». La fenêtre de sélection d’image ainsi que l’explorateur Windows s’ouvre, vous proposant toutes les images .bmp, .jpg, .png. Naviguez dans l’arborscence de votre disque dur afin de sélectionner votre logo.
Une fois l’image sélectionnez, elle apparaît dans la fenêtre. Cliquez sur « Valider » pour confirmer cette sélection.

Etape 14/14 – Formules pied de pages impressions

Saisissez vos texte de pied de document. Certaines mentions sont obligatoires sur les devis et les factures, vous pouvez par exemple les rajouter dans ces textes.

Ecran final : Configuration terminée

Vous venez de définir des paramètres essentiels à votre activités. Cliquez sur le bouton « Terminer » afin de valider.